Засади використання автоматизованої системи документообігу Кузнецовського міського суду Рівненської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів Кузнецовського міського суду Рівненської області

від 27.03.2025 №2

Засади використання автоматизованої системи документообігу
Кузнецовського міського суду Рівненської області

1. Загальні положення.

1.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу Кузнецовського міського суду Рівненської області (далі - Засади) розроблені відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України №39 від 11.11.2024, (далі Положення) за результатами розгляду  питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи. У разі внесення змін до Засад збори суддів Кузнецовського міського суду Рівненської області новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад.

1.2 Засади (зі змінами і доповненнями ) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України  не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

2.1 Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

2.2 Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор суду - головний спеціаліст з інформаційних технологій.

2.3 Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.4 Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію.

2.5 Використання електронного цифрового підпису (далі - КЕП) уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронні довірчі послуги». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.

2.6 Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення і цих Засад та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.7 Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор суду - головний спеціаліст з інформаційних технологій.

2.8 Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

3. Особливості розподілу справ між суддями.

• Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату суду особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням та Засадами.
• В суді діє спеціалізація із здійснення кримінальних проваджень відносно неповнолітніх та обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом.
• Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.
• З метою виконання завдань кримінального провадження, дотримання норм Кримінального процесуального кодексу України щодо прийому та розгляду в розумні строки клопотань органів досудового розслідування: про застосування запобіжного заходу у вигляді, тримання під вартою (в тому числі тих, які вже перебувають в провадженні суду та по яким слідчим суддею надано дозвіл на затримання) та скарг щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, в суді встановлюється чергування для слідчих суддів та працівників апарату суду у вихідні та святкові дні. У дні чергування автоматизований розподіл (повторний автоматизований розподіл, без проведення зборів суддів) цих клопотань, здійснюється на слідчого суддю, який визначений в затвердженому головою суду графіку чергувань.
• Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматично в загальному порядку згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення та з врахуванням запровадженої спеціалізації.
• Визначення присяжних відбувається за правилами, встановленими Положенням.
• Не розподіляються на суддю, який перебуває в нарадчій кімнаті, справи, що підлягають негайному вирішенню (включаючи випадки передачі справи раніше визначеному складу суду), зокрема:

• клопотання про проведення обшуку, огляду;
• клопотання про проведення слідчого експерименту;
• скарги щодо захисту прав людини - ст. 206 КПК України;
• заяви про забезпечення позову до надходження позовної заяви;
• подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України;
• подання про примусове проникнення до житла.

• Не розподіляються за три робочі дні до початку відпустки, відрядження на раніше визначеного в рамках одного кримінального провадження слідчого суддю клопотання слідчого, прокурора чи адвоката, скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора.
• У разі якщо на слідчого суддю, у період перебування його в нарадчій кімнаті на строк менше 3-х днів, розподілено клопотання про обрання запобіжного заходу стосовно затриманої особи, строк затримання якої закінчується раніше аніж суддя вийде з нарадчої кімнати - таке клопотання передається до канцелярії суду для повторного автоматизованого розподілу з метою недопущення порушення строків розгляду справи.
• У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справи або заміна судді, який входить до складу колегії суддів здійснюється без розпорядження керівника апарату, на підставі судового рішення про відвід (самовідвід) судді, слідчого судді.
• З метою забезпечення виконання вимог ч.4 ст. 81 КПК України заяви про відвід слідчому судді або судді, який здійснює судове провадження одноособово по кримінальному провадженню (крім колегіального розгляду справи), після реєстрації на реєстраційній картці вхідного документу невідкладно передаються судді, який здійснює провадження для прийняття рішення щодо порядку розгляду такої заяви: залишення такої заяви без розгляду (при наявності ознак зловживання правом на відвід) або її передачі до канцелярії суду для визначення судді відповідно до ч. 1 ст. 81 КПК України з урахуванням даних Засад.

4. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

4.1 Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням.

4.2 Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з врахуванням Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та правил поєднання судових справ.

4.3 Відповідальна особа апарату суду щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін заносить дані щодо відсутності судді на роботі невідкладно.

4.4 У разі хвороби або іншої надзвичайної події, суддя повинен невідкладно прийняти заходи щодо повідомлення про свою відсутність голову суду або працівника апарату суду, відповідального за ведення обліку робочого часу з вказівкою на причини та орієнтовний час відсутності на роботі.

4.5 Інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів, якщо вона триває більше 1-го робочого дня, на підставі службової записки секретаря судового засідання, а щодо справ, вказаних в розділі 3 даних засад, які підлягають негайному вирішенню - якщо суддя перебуває в нарадчій кімнаті до кінця робочого дня, в який надішли ці матеріали.

4.6 Інформація про відгули суддів заноситься до табеля обліку використання робочого часу у вигляді відмітки (І) та окремо до розділу «Інше», а в примітках позначається дата та номер наказу.

5. Розподіл судових справ шляхом передачі раніше визначеному судді, слідчому судді, колегії суддів.

5.1 Раніше визначеному судді, слідчому судді, колегії суддів передаються судові справи (матеріали кримінального провадження) щодо:

• клопотань (подань), заяв (крім заяв про відвід (самовідвід) судді (слідчому судді) та скарг, які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР).

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі слідчого судді у випадках надходження клопотань (подань), заяв та скарг по одному кримінальному провадженню, наступний слідчий суддя для розгляду подальших клопотань (подань), заяв та скарг в рамках даного кримінального провадження обирається шляхом автоматизованого розподілу між всіма слідчими суддями.

Після того, як відпадуть обставини, за яких було визначено наступного слідчого суддю в рамках одного кримінального провадження, всі клопотання (подання), заяви та скарги по цьому провадженню, що надходять до суду, передаються раніше визначеному слідчому судді.

• судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження) та ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.

У разі відсутності (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо) раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, ухвалу якого скасовано такі справи передаються такому судді у перший його робочий день;

• заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, роз’яснення судового рішення.

У разі відсутності (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо), з дня надходження заяви про виправлення описок та помилок, понад 10 календарних днів раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, ця заява підлягає автоматизованому розподілу в загальному порядку між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу;

• повернення судорого збору;

5.1.5  судових справ про перегляд заочного рішення.

У разі відсутності (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо), з дня надходження заяви про перегляд заочного рішення, понад 15 календарних днів раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, така заява підлягає автоматизованому розподілу в загальному порядку між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу;

• заяв та клопотань з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, поданих до суду, що розглядав справу.

У разі відсутності (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо), з дня надходження заяв та клопотань з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, раніше визначеного в судовій справі головуючого судді понад 10 календарних днів, такі заяви та клопотання підлягають автоматизованому розподілу в загальному порядку між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу;

• матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

5.1.8 зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження;

• заяв про відновлення втраченого судового провадження;

• заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви.

У разі перебування раніше визначеного у справі судді у відпустці, відрядженні, тимчасовій непрацездатності, тощо, якщо така відсутність триває понад 2 дні, у випадку надходження заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви, такі заяви підлягають автоматизованому розподілу в загальному порядку між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу.  В подальшому після їх розгляду такі заяви про забезпечення позову, доказів передаються раніше визначеному для розгляду позовної заяви, в межах якої подано забезпечення,  судді;

• заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

• клопотання про обрання або продовження запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою.

5.2 У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, Передбачених пунктами 5.1.4, 5.1.8, 5.1.9, 5.1.11 розділу 5 Засад використання автоматизованої системи документообігу суду вони передаються раніше визначеному судді, навіть за відсутності його на роботі.

5.3 Автоматизований розподіл клопотання про продовження строку дії рішення про визнання фізичної особи недієздатною здійснюється в загальному порядку між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу.

6. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями.

6.1 Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання:

6.1.1  з метою збільшення складу суду у разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями на виконання службової записки головуючого судді;

6.1.2 коли суддя у передбачених законом випадках не може продовжувати розгляд справи;

6.1.3 помилково визначеної спеціалізації, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо)).

7.1 В суді діє спеціалізація із здійснення кримінальних проваджень відносно неповнолітніх та обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом.

7.2 Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

7. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи.

8.1 В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому пунктом 2.3.49 Положення.

8.2 У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у виді взяття під варту,¹ клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України тощо) проводиться керівником апарату (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації.